Entretien annuel, entretien professionnel, entretien forfait jour, entretien de recadrage... Tous ces entretiens qui rythment notre vie professionnelle et qui parfois nous font perdre notre temps, car ils ne servent à rien sinon à remplir une obligation administrative...
Alors comment en faire un levier de performance pour le fonctionnement de notre entreprise? Panorama des différents entretiens existants en RH, les obligations associées et leur utilité.
L'entretien de recrutement :
Quelle réglementation? : le code du travail ne prévoit pas de réglementation particulière sur ce type d'entretien. cependant, le processus de recrutement doit respecter les principes de non discrimination. A ce titre, il est important de ne pas poser de questions en lien avec la vie privée si les nécessités du poste ne le requièrent pas.
Notre conseil RH : c'est le premier entretien d'accroche avec votre futur collaborateur : vous donnez à voir l'image de l'entreprise et vous devez séduire votre futur recrue ! Pour cela soyez authentique, sincère et intéressez-vous au parcours du candidat, à son expérience et essayez de déceler sa motivation à vous rejoindre. Pour cela, posez-lui des questions autour de ses expériences réussies en entreprise ou bien des difficultés qu'il a pu avoir et comment elles ont été surmontées.
L'entretien professionnel
Quelle réglementation? il doit avoir lieu tous les 2 ans, ou à l'occasion d'un retour de congé de longue durée (maternité, congé parental...) et ce dans les entreprises ayant au moins 1 salarié. Il sert à aborder les questions d'évolution professionnelle, notamment en terme de qualification et d'emploi. Tous les 6 ans , un état des lieux est fait sur les formations suivies certifications acquises et sur l'évolution professionnelle (en terme de mission ou de salaire).
Notre conseil RH : C'est un moment pour le salarié, qui lui offre des perspectives sur son évolution dans la société et donc un outil pour fidéliser, motiver. Lorsque l'on parle d'évolution, il ne s'agit pas forcément d'évolution salariale mais d'évolution dans les responsabilités, les missions, envisager une formation etc... un salarié qui a des perspectives est un salarié fidèle !
L'entretien d'évaluation (ou de performance, ou d'appréciation...)
Quelle réglementation? Pas de réglementation particulière dans ce domaine, si ce n'est que c'est sur cet élément que vous allez vous appuyer pour justifier d'éventuelles différences de rémunération avec d'autres salariés. En effet, vous connaissez la règle : à travail égal, salaire égal? Cela ne veut pas dire tout le monde à la même enseigne et si vous estimez qu'un collaborateur mérite une différence de traitement salarial, il vous faudra le justifier au travers de critères objectifs, pertinents et matériellement vérifiables. L'entretien d'évaluation peut servir de support pour démontrer vos choix. le rythme peut être annuel, trimestriel, mensuel : tout dépend de la vitesse à laquelle sont rythmés vos projets d'entreprise et vos objectifs.
Notre conseil RH : cet outil doit être en lien avec votre stratégie d'entreprise et /ou RH. Que cherchez-vous à évaluer : la compétence? les performances? le potentiel? bref, à vous de choisir les critères qui conviennent le mieux au fonctionnement de votre entreprise. Ces critères doivent être clairement définis et précisés pour que chacun puisse savoir sur quoi il est attendu. C'est un outil managérial puissant lorsqu'il est bien utilisé : c'est un outil qui permet de donner du feedback à son collaborateur, d'en recevoir si on le souhaite quand on est manager, de fixer des objectifs en lien avec les compétences et la motivation du collaborateur. Jouez à fond la carte de l'individualisation !
L'entretien forfait jour
Quelle réglementation? il doit être réalisé tous les ans auprès de votre personnel en forfait jour (pour rappel ce sont les personnels de l'entreprise disposant d'une réelle autonomie (pas d'horaire de présence ou de permanence obligatoire). Il doit faire l'objet d'un compte rendu signé et versé au dossier du salarié. il doit aborder les aspects équilibre vie privée/vie professionnelle, rémunération, charge de travail, organisation du travail.
Notre conseil RH : faites de cet entretien une vraie discussion sur la charge de travail et positionnez-vous en apporteur de solutions pour aider votre collaborateur à exercer sa mission le mieux possible. Un collaborateur épanoui dans son travail est un collaborateur efficace !
L'entretien de recadrage
Quelle réglementation? Là encore, pas de réglementation au code du travail. Vous ne voulez pas forcément sanctionner votre collaborateur, mais vous souhaitez lui faire comprendre qu'il faut qu'il change d'attitude : le recadrage est un outil managérial important. Il permet de réaffirmer les attentes du manager sur des comportements attendus, des objectifs non atteints, des retards répétés etc...
Notre conseil RH : des techniques comme le DESC* peuvent vous aider à mener cet entretien de façon à sortir des émotions et à rester factuel. Cette technique permet aussi d'impliquer le collaborateur, de lui faire percevoir les conséquences de ses actes et de le rendre acteur du changement. Bien sur, une ouverture au dialogue et à la co-construction de solutions sont des postures importantes à avoir pour cet entretien.
L'entretien préalable (à sanction disciplinaire, à licenciement)
Quelle réglementation? Très stricte ! concerne des fautes sérieuses, graves ou lourdes. Il est important de respecter la procédure décrite dans le code du travail ou dans votre convention collective
- ex Code du Travail : envoi d'une lettre de convocation à un entretien - LRAR ou remise contre décharge- précisant que vous avez l'intention d'envisager une sanction/un licenciement. Préciser que le salarié peut se faire assister. Indiquer date, heure et lieu de l'entretien. Attention à ne pas indiquer les griefs reprochés au salarié à ce stade, ils seront indiqués dans la
- Organiser l'entretien 5 jours ouvrables minimum après réception de la lettre. Prévoir, si le salarié est assisté, de se faire assister également coté employeur par un membre de l'entreprise
Notre conseil RH : pendant cet entretien, il est important de rester centré sur les faits. Aussi, tout jugement personnel de votre part est à écarter. Restez à l'écoute de ce que le collaborateur à a vous dire, cet entretien est fait pour cela. Pratiquez l'écoute active, cela ne rendra l'exercice que moins difficile pour l'ensemble des parties.
L'entretien de remerciements (pour terminer sur une bonne note ;)
Quelle réglementation? Aucune :(
Notre conseil RH : usez et abusez de ce type d'entretien ! Informel, formel bref, un "merci", "bravo", ne coûte rien, même s'il n'est pas forcément assorti de reconnaissance financière. Or c'est souvent la crainte des managers : je n'ai pas de budget donc je ne donne pas de signe de reconnaissance à mon collaborateur car je crains qu'il ne vienne me réclamer une augmentation. Sachez que la rémunération fait partie des facteurs de motivations à très court terme, alors que les signes de reconnaissance ont un impact sur le long terme : une relation de confiance pourra alors s'engager dès lors que vous êtes capable de dire les choses sincèrement.
N'hésitez pas à me contacter pour mettre en place ou optimiser les entretiens au sein de vos équipes.
*DESC : Décrire la Situation, Exprimer ses Sentiments, trouver des Solutions, envisager les Conséquences positives
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